Overotakuted

by saitolumesaitolume

リモートのミーティングで意識していること

📅 2021/1/8 ・ ☕ 1 min read

前提

  • 2〜4人程度の小規模なもの
  • Zoom や Google Meets、Discord などの通話ツールを使用している

情報格差をなくすために議事録を残す

リモートだと誰がいつどんな相談をしているのかわからないことが多い。もしそんな相談で意思決定がされていると、その場に参加した人と参加していない人で情報格差が生まれる。情報格差は認識がズレた成果 (手戻りによる遅延も含む) を生み出し、認識がズレた成果の後にはチーム内 (特にマネージャーと手を動かす役割の人の間) に不信感を残す。この不信感というものはかなり厄介で、手を動かす役割の人は 1 度不信感を抱くと自分がやっていることに自信を持てなくなったり、酷いときはそもそも自分は必要なのかと疑ったりする。

参加していない人が後で閲覧できる議事録を残すと、意思決定のプロセスや結論を知ることが出来て情報格差を減らすことができる。議事録は完璧である必要はなくて、キャッチアップする人の補助になるメモでも有効である。

話を聞くときはリアクションを交える

リモートのミーティングだとカメラがなくて聞き手の様子がわからないことが多い。自分が話しているときに聞き手に「聞いてもらえているか」「興味を持たれているか」などと考えて不安になったことはないだろうか。

これを話し手に思わせると次からは発言にハードルを感じて消極的な話し方になる可能性があるので、僕はなるべくリアクションを交えるようにしている。話を聞いているときは相槌をする、話し手が面白いことを言ったときは我慢せずに笑うなどちょっとした反応でも話し手は話しやすくなる。たまに話し手がウケ狙いで発言したことを汲み取れずに静寂を迎えてしまうことがあるがこれは仕方ない。

発言が被ったときは譲る

オンラインでミーティングをしているとオフラインに比べて発言が被りやすい印象がある。そうなったとき僕は基本的に相手に発言を譲ることにしている。僕は発言したいと思ったときに発言することに対抗がないが、全ての人がそうではない。もし僕が先に発言した場合に、何らかの心境の変化があって発言を遠慮してしまう人がいると、その人の話を聞ける機会を 1 つ損したことになる。特にオンラインだと前述したように発言のハードルが高いので、発言する意思を尊重したい。

信頼してもらいたいときはカメラをオンにする

例えば上長がエヴァのゼーレだったとする。あんなフォルムでなにか言われたら表情が読み取れないので発言一つ一つに緊張してしまうだろう。今度は上長が SHIROBAKO の丸川社長だったときを想像する。あのにこやかな表情で何か言われたらきっとポジティブで素直な受け取り方をするだろう。 極端な例えをしてしまったが、つまり話し手の表情が分かると信頼しやすい。さらに表情が分かると聞き手は話し手が伝えようとしている細かいニュアンスも受け取れるので誤解しづらい。僕は仕事でマネージャーとして話すときや 1on1 のときはなるべくカメラをオンにしている。

最後に雑談をする

チームメイトと雑談をすると、チームメイトの人間的な部分を知ることができるので、それ以降のコミュニケーションを円滑に進められるようになるし、話しかけるときの心理的なハードルを低くすることができる。しかし、リモート環境だとどうしても雑談の機会が減ってしまうという問題がある。対策として「雑談タイム」を定期的に設けるという話を聞くことがあるが、日常的に行ってきたこれまでの雑談とはどうしても差を感じてしまう。原因はおそらく「雑談が目的になっていること」と「仕事を忘れられないこと」だ。

僕は少人数の打ち合わせの場合に限って、最後の「他に何か話しておくことありますか?」のふりの後によく雑談をするようにしている。経験上ミーティングの後の仕事した感は、仕事を忘れて雑談することへの罪悪感を軽減するので「雑談タイム」よりも気軽に話すことができる。

ちなみに次の予定がある人をだらだら雑談に付き合わせるのは良くないので「ちょっとお時間よろしいですか?」と聞くのをお忘れなく。